Stammblatt Teil B - Finanzielle Daten [NEU]

Im Stammblatt Teil B werden die finanziellen Daten zu einem Vorhaben aufgenommen. Hierzu gehören allgemeine Finanzdaten, die gemeldeten Ausgaben des Vorhabens sowie Daten zu Auszahlungsanträgen und Herausnahmen eines Vorhabens. Diese Informationen sind jeweils in einem Klappbereich dargestellt.

Benötigtes Recht zum Lesen und Ändern von Stammblatt-Teil B

Bei den finanziellen Daten eines Vorhabens werden nur diejenigen Jahresscheiben erfasst, die den Bewilligungszeitraum umfassen. Es werden nur Jahresscheiben angezeigt, die bis zu dem im System gültigen Haushaltsjahr reichen. Basierend auf der jeweiligen Programmdefinition, erfolgt eine Aufschlüsselung nach Abrechnungsart. Für einen Teil der vorgelagerten Projektverwaltungssysteme gilt bei der Zuordnung von getätigten Zahlungen zu den Jahresscheiben nicht das Zahlungsdatum, sondern das Abrechnungsdatum. Dies hat zur Folge, dass keine Änderungen in der Vergangenheit vorgenommen werden und bei notwendigen Korrekturen "Korrekturbelege" im aktuellen Berichtszeitraum gebucht werden. Daher sollen berechtigte Nutzer bei der manuellen Bearbeitung von finanziellen Vorhabendaten bzw. bei Änderung durch einen  Import  in der Lage sein, negative Beträge eingeben bzw. übermitteln zu können, um entsprechende Korrekturbuchungen in DATES III nachhalten zu können.

Pfad zum Vorhaben-Stammblatt Teil B: Vorhaben > Übersicht Vorhaben > [ausgewähltes Vorhaben] > Teil B                                      

Abbildung: Stammblatt Teil B - Finanzielle Daten

Klappbereich „Finanzdaten zu dem Vorhaben“

In diesem Klappbereich findet sich eine zusammenfassende Übersicht der gebundenen Mittel, die in Stammblatt Teil A im Klappbereich Mittelbindungen  eingegeben werden.

• Im Datenfeld „Förderfähige Gesamtkosten“ wird der Betrag der förderfähigen Gesamtkosten gemäß Bewilligungsbescheid ausgewiesen.
• Im Datenfeld „Förderfähige öffentliche Gesamtkosten“ wird der Betrag der öffentlichen Ausgaben angezeigt.
• Im Datenfeld „Betrag der öffentlichen Unterstützung“ wird der Betrag der öffentlichen Unterstützung gemäß den Unterlagen, aus denen die Bedingung für die Unterstützung hervorgehen (förderfähige Gesamtkosten - private Mittel) angezeigt.

 Abbildung: Stammblatt Teil B - Finanzielle Daten (Klappbereich „Finanzdaten zu dem Vorhaben“)

Erläuterung relevanter Datenfelder:

Klappbereich „Für das Vorhaben gemeldete Ausgaben“

Abbildung: Stammblatt Teil B - Finanzielle Daten (Klappbereich „Für das Vorhaben gemeldete Ausgaben“)

Folgende Bereiche werden hier unterschieden:

Für jede Abrechnungsart kann dabei der ESF-Betrag, der national öffentliche und national private Betrag jeweils für ein Haushaltsjahr angegeben werden. Als Zeilen einer Tabelle angezeigt werden dabei alle Haushaltsjahre des Bewilligungszeitraums bis zum aktuellen Jahr. Zum Jahreswechsel wird entsprechend eine weitere Zeile für das neue Jahr hinzugefügt. Befüllt werden müssen die Jahre, die im Bewilligungszeitraum liegen. Jeweils automatisch berechnet werden Jahres- und Betragssummen.

1. Bereich „Förderfähige Ausgaben (kumuliert), für die eine Erstattung beantragt wird“: In diesem Bereich sind jeweils für das aktuelle Haushaltsjahr des Vorhaben-Bewilligungszeitraums der ESF-Betrag, der national öffentliche Betrag und der national private Betrag anzugeben. Die jeweiligen Jahres- und Betrags-Summen werden automatisch berechnet, ebenso wie der Interventionssatz (ESF-Betrag/Gesamtbetrag) eines jeden Haushaltsjahres und über alle Haushaltsjahre. Diese Tabelle ist jährlich bis zum Ende des Bewilligungszeitraums fortzuschreiben.
2. Bereich „Aufschlüsselung nach Abrechnungsart (kumuliert)“: In diesem Bereich können die für das Vorhaben gemeldeten Ausgaben nach Abrechnungsart aufgeschlüsselt eingegeben und eingesehen werden. Als Abrechnungsarten möglich sind Realkosten sowie Kosten je Einheit, Pauschalbetrag und Pauschalsatz als sog. Pauschalierungstypen. Jede bei Vorhabenanlage oder -bearbeitung dem Vorhaben zugewiesene Abrechnungsart wird als eigener Bereich dargestellt, zu dem über entsprechende Reiter navigiert werden kann. Trifft für ein Vorhaben eine bestimmte Abrechnungsart nicht zu, wird dieser Bereich auch nicht dargestellt.
    

Abbildung: Bereich „Aufschlüsselung nach Abrechnungsart (kumuliert)“ – Eingabe von Kosten je Einheit

Abbildung: Bereich „Aufschlüsselung nach Abrechnungsart (kumuliert)“ - Eingabe von Pauschalbeträgen

Abbildung: Bereich „Aufschlüsselung nach Abrechnungsart (kumuliert)“ - Eingabe von Pauschalsätzen

3. Bereich „Realer Aufwuchs“: Die angezeigten Beträge im Bereich „Realer Aufwuchs“ beschreiben das reine Potenzial eines Vorhabens, das durch die erklärten Ausgaben in den Jahresscheiben der förderfähigen Ausgaben als Differenz zum letzten Zahlungsantrag entsteht. Im Gegensatz zu den n+2 relevanten kalkulatorischen Aufwüchsen im Zahlungsantrag werden beim realen Aufwuchs die in den Vorhaben vollzogenen Korrekturen aus der Jährlichen Rechnungslegung nicht nivelliert, so dass hierdurch die real abgerechneten ESF-Mittel mit der Europäischen Kommission bestimmt werden können. Dargestellt wird der berechnete Aufwuchs für das Geschäftsjahr nach den Mittelarten. Das EU-Geschäftsjahr läuft vom 01.07. eines Jahres bis zum 30.06. des Folgejahres. Die Datenfelder sind nicht editierbar.
4. Bereich „Kalkulatorischer Aufwuchs Finanzielles Controlling“: Der kalkulatorische Aufwuchs eines Vorhabens, der durch die abweichende Aufwuchsberechnung (s. nachstehenden Exkurs) in einem Zahlungsantrag berücksichtigt wird. Dabei handelt es sich um Ausgaben, die seit dem letzten Zahlungsantrag, an dem das Vorhaben teilgenommen hat, angefallen sind. Basis der Berechnung sind die je Haushaltsjahr kumulierten Ausgaben aus den Vorsystemen. Zusätzlich werden bei der Berechnung die von den Vorsystemen durchgeführten Korrekturen aus D402, D403 und D404 zur Nivellierung herangezogen, also der Betrag, der gemäß der JRL von den kumulierten Ausgaben des Vorhabens abgezogen wurde, um Doppelabzüge zu vermeiden.
    

   Exkurs: Abweichende Aufwuchsberechnung / Berechnung des kalkulatorischen Aufwuchses (= Nivellierung zur Vermeidung eines Doppelabzuges von Korrekturen aus der jährlichen Rechnungslegung) Die Berechnung des kalkulatorischen Aufwuchses unterscheidet zwei Fälle. Im Fall 1 wird der kalkulatorische analog zum realen Aufwuchs berechnet. Im Fall 2 werden die Abzüge aus Prüffeststellungen in der JRL berücksichtigt. Die Abzüge in der JRL können Suspendierungen oder Korrekturen darstellen. Suspendierungen werden bei der Erfüllung folgender Kriterien berücksichtigt:  1. Das Vorsystem meldet über das Feld D401, dass die tatsächliche Korrektur in den Ausgaben (D101, D102, D103) vorgenommen wurde. Die Felder D402, D403 und D404 werden für die Berechnung des „(4) Kalkulatorischen Aufwuchs Finanzielles Controlling“ herangezogen. 2. Das Vorhaben wurde in der JRL des Geschäftsjahres, das über das Feld D401 gemeldet wurde, aufgrund einer in Bearbeitung befindlichen Prüfung suspendiert. 3. Die Prüfung, aufgrund derer die Suspendierung vorgenommen wurde, ist zum Zeitpunkt des Imports des Feldes D401 final abgeschlossen. 4. Der Suspendierungsbetrag wurde in der Aufwuchsberechnung noch nicht berücksichtigt. Korrekturen werden bei der Erfüllung folgender Kriterien berücksichtigt: 1. Das Vorsystem meldet über das Feld D401, dass die tatsächliche Korrektur in den Ausgaben (D101, D102, D103) vorgenommen wurde. Die Felder D402,D403 und D404 werden für die Berechnung des „kalkulatorischen Aufwuchs finanzielles Controlling“ herangezogen. 2. Das Vorhaben wurde in der JRL des Geschäftsjahres, das über das Feld D401 gemeldet wurde, aufgrund einer abgeschlossenen Prüfung korrigiert. 3. Der finale Korrekturbetrag aus der Prüffeststellung wurde in der Aufwuchsberechnung noch nicht berücksichtigt.

5. Bereich „Kalkulatorischer Aufwuchs Zahlungsantrag“: Die angezeigten Beträge im Bereich „Kalkulatorischer Aufwuchs“ beschreiben das Potenzial eines Vorhabens, sollte es am nächsten EU-Zahlungsantrag teilnehmen. Der kalkulatorische Aufwuchs ergibt sich durch die Anwendung der abweichenden Aufwuchsberechnung (= Korrekturen und Suspendierungen aus der jährlichen Rechnungslegung, die schon in den Vorhaben nachgezogen wurden, werden durch Addition nivelliert, um einen Doppelabzug über den regulären ZA-Prozess zu vermeiden). Für die Berechnung wird der finale Korrekturbetrag aus den in Dates III erfassten Prüffeststellungen berücksichtigt. Dargestellt wird der berechnete Aufwuchs für das Geschäftsjahr nach Gesamtbetrag und Gesamtbetrag öffentliche Mittel. Das EU-Geschäftsjahr läuft vom 01.07. eines Jahres bis zum 30.06. des Folgejahres. Die Datenfelder sind nicht editierbar.
6. Bereich „Daten zu spezifischen Arten von Ausgaben, die Höchstgrenzen unterliegen“: Alle Datenfelder in diesem Bereich sind editierbar und können mit Betragswerten (Währungsformat: 0,00) befüllt werden. Die Datenfelder sind in den EU-Verordnungen vorgeschriebene Pflichtfelder von DATES III, haben für die ESF-Förderung des Bundes aber regelmäßig keine Relevanz. Auf eventuelle Ausnahmen (bspw. Datenfeld D128) wird in den entsprechenden ESF-Bundesprogrammen gesondert eingegangen.

Abbildung: Bereich „Daten zu spezifischen Arten von Ausgaben, die Höchstgrenzen unterliegen“

7. Bereich „Angabe zu Vergabe/Vertrag (falls europaweite Ausschreibung)“: Dieser Bereich ist nur vorhanden und bearbeitbar, wenn bei der  Vorhabenanlage  oder  Vorhabenbearbeitung  ausschließlich „Realkosten“ als Abrechnungsart angegeben wurden. Nur wenn das Datenfeld D48 („Vorhaben ist Vergabe/Vertrag“) aktiviert wurde, sind die weiteren vergabe- bzw. vertragsspezifischen Datenfelder (D49-D53) in diesem Bereich editierbar.

Abbildung: Bereich „Angaben zu Vergabe/Vertrag“ (nur bei Abrechnung nach „Realkosten“ sichtbar)

8. Bereich „Angabe, ob der Begünstigte oder andere Stellen, die das Vorhaben im Einklang mit den Vorschriften der Union über die Vergabe öffentlicher Aufträge durchführen, Auftragnehmer einsetzen“: In diesem Bereich kann angegeben werden, ob für dieses Vorhaben Auftragnehmer eingesetzt werden und diese können gegebenenfalls angegeben werden.

Abbildung: Bereich „Angabe, ob der Begünstigte oder andere Stellen, die das Vorhaben im Einklang mit den Vorschriften der Union über die Vergabe öffentlicher Aufträge durchführen, Auftragnehmer einsetzen“

9. Bereich „Angabe, ob der Begünstigte für die Durchführung des Vorhabens den Zuschuss an andere Stellen weiterreicht“: In diesem Bereich kann angegeben werden, ob der Zuschuss für die Durchführung des Vorhabens an andere Stelle weitergereicht wird und es können gegebenenfalls Details zur Vereinbarung erfasst werden.

Abbildung: Bereich „Angabe, ob der Begünstigte für die Durchführung des Vorhabens den Zuschuss an andere Stellen weiterreicht“

Erläuterung relevanter Datenfelder:

Klappbereich "Jährliche Rechnungslegung"

Im oberen Bereich wird angezeigt, wenn die „Schlusszahlung an das Vorhaben bereits erfolgt“ ist und ggf. das Datum angezeigt, am dem die Rechnungslegung, in der die letzten Ausgaben für das abgeschlossene Vorhaben verbucht wurden, vorgelegt wurde.

Im Bereich „Vollzogene Korrekturen“ werden die Gesamtbeträge und öffentlichen Beträge  vollzogener Korrekturen und vorläufiger Suspendierungen einer jeden  Jährlichen Rechnungslegung  aufgeführt, an denen das Vorhaben teilgenommen hat. Durch Import des Vorhabens kann der Marker D401 gesetzt werden. Die Übergabe des Markers sowie der Beträge der druchgeführten Korrektur führen zur Anwendnung der abweichenden Aufwuchsberechnung.

Abbildung: Klappbereich "Jährliche Rechnungslegung" (mit Korrekturen Rechnungslegung)

Erläuterung relevanter Datenfelder

Klappbereich „Daten zu den Auszahlungsanträgen des Begünstigten (fortlaufend)“

In diesem Bereich werden alle tatsächlich gestellten Auszahlungsanträge (bspw. Mittelanforderungen, Verwendungsnachweise usw.) der Begünstigten tabellarisch in einer fortlaufenden Auszahlungsantragsübersicht nach Eingangsdatum und förderfähigen sowie öffentlichen Ausgaben aufgelistet. Die Auszahlungsanträge werden fortlaufend erfasst. Sie werden beim  Anlegen einer neuen Bearbeitungsversion eines Vorhabens  nicht gelöscht, sondern immer übernommen.

Eine Zeile in der Auszahlungsantragsübersicht entspricht einem Auszahlungsantrag. Über einen Unten-Button  gelangt man bei entsprechender Berechtigung (Recht C.2.5) in die Bearbeitungsmaske eines Auszahlungsantrags, der aus der Auszahlungsantragsübersicht ausgewählt wurde. Die Bearbeitung eines Auszahlungsantrags ist möglich, solange das Vorhaben im Status „In Bearbeitung“ ist. Über einen entsprechenden Mülleimer-Button   , kann ein angelegter Auszahlungsantrag gelöscht werden, solange das Vorhaben im Status „In Bearbeitung“ ist. Über den Button „Neuer Eintrag“ kann ein berechtigter Verwaltungsstellen-Nutzer einen neuen Auszahlungsantrag anlegen. Neben den Ausgaben können hierbei einzelne Zahlungen zum Auszahlungsantrag erfasst werden.

 Auszahlungsantrag erfassen

Über die Auszahlungsantragsübersicht kann ein neuer Auszahlungsantrag erstellt oder ein bestehender Auszahlungsantrag bearbeitet werden, solange das Vorhaben im Status „In Bearbeitung“ ist. Nach Klicken des entsprechenden Buttons in der Übersicht gelangt man in den Dialog zur Erfassung bzw. Bearbeitung eines Auszahlungsantrags.

Dieser Dialog dient zur Erfassung eines konkreten Auszahlungsantrags im Kontext eines Vorhabens. Neben den Ausgaben werden hier einzelne Zahlungen zum Auszahlungsantrag erfasst. Auszahlungsanträge werden fortlaufend erfasst (d. h. nicht pro ZA) und nicht bei „Bearbeitung eines Vorhabens“ gelöscht. D. h. mit dem Öffnen einer neuen Bearbeitungsversion werden die vorherigen Auszahlungsanträge übernommen.

Abbildung: Erfassen eines neuen Auszahlungsantrags mit einzelnen Zahlungen zum Auszahlungsantrag

Erläuterung einiger relevanter Datenfelder und Buttons

• Antrags-ID (D138): Dies ist eine eindeutige Antrags-ID eines Auszahlungsantrags. Die ID in DATES III und die in den Vorsystemen müssen identisch sein.
• Eingangsdatum (D132): Dies ist das Eingangsdatum des Auszahlungsantrags.
• Abgezogene Einnahmen (D127): Dies sind während der Durchführung eines Vorhabens erwirtschaftete Nettoeinnahmen, die im Bewilligungsbescheid bzw. evtl. im Vertrag nicht berücksichtigt und von den förderfähigen Ausgaben abgezogen werden.
• Bereich „Einzelne Zahlungen zum Auszahlungsantrag“: Tabellarisch aufgelistet werden hier einzelne Zahlungen zum Auszahlungsantrag. Eine Zeile entspricht dabei einer einzelnen Zahlung. Eine neue einzelne Zahlung kann durch Klick auf den Button „Neuer Eintrag“ dem angezeigten Zahlungsantrag hinzugefügt werden. Hierbei muss eine eindeutige Zahlungs-ID aus dem Vorsystem, ein Buchungsdatum und der Zahlungsbetrag angegeben werden. Über einen entsprechenden Mülleimer-Button, kann eine angelegte einzelne Zahlung gelöscht werden.
• Button „Speichern“: Durch Klick auf „Speichern“ wird der neue Zahlungsantrag im System gespeichert und der Auszahlungsantragsübersicht in Stammblatt Teil B hinzugefügt.

Erläuterung relevanter Datenfelder:

Klappbereich „ Herausnahmen (nicht fortlaufend, sondern zu einem konkreten Zahlungsantrag) “

[NEU] 

In diesem Bereich werden alle Herausnahmen (ehemals Einbehaltungen) erfasst. Aufgelistet werden hier in einer Übersicht die entsprechenden Angaben tabellarisch nach Daten-Typ – d.h. ID – (D143), Aktenzeichen Prüfstellung (D162), Bezug der Prüffeststellung auf das Geschäftsjahr (D167), Fehler festgestellt durch (D147), Datum (Stichtag des jeweiligen ZA aus DATES III) (D159) des jeweiligen Zahlungsantrags in DATES III, Angabe der Fixierten Vorhabenversion, in der die jeweilige Herausnahme am Zahlungsantrag teilgenommen hat. Das Stichtagsdatum der Wirksamkeit im Zahlungsantrag (D159) wird dabei vom System gesetzt, wenn die betreffende Herausnahme im Zahlungsantrag wirksam wird. Alle angelegten Herausnahmen bleiben beim  Anlegen einer neuen Bearbeitungsversion eines Vorhabens sichtbar, sie können aber nicht mehr bearbeitet werden. Korrekturen von falschen Einträgen können daher nur über die Anlage neuer Herausnahmen mit Negativbeträgen erfolgen.

Eine Zeile in dieser Übersicht zu den Herausnahmen entspricht einer angelegten Herausnahme. Über den Button „Neue Herausnahme“ kann ein berechtigter Verwaltungsstellen-Nutzer einen neue Herausnahme anlegen. Über das > kann ein berechtigter Nutzer einen bereits angelegte Herausnahme aus der Übersicht bearbeiten. Die Bearbeitung eines Herausnahme ist möglich, solange das Vorhaben im Status „In Bearbeitung“ ist. Über einen entsprechenden Mülleimer-Button  , kann ein Herausnahme gelöscht werden, solange das Vorhaben im Status „In Bearbeitung“ ist. Nach Wirksamwerden in einem Zahlungsantrag kann der Eintrag nicht mehr editiert bzw. gelöscht werden.

Herausnahmen (nicht fortlaufend, sondern zu einem konkreten Zahlungsantrag) erfassen

Über die Übersicht der Herausnahmen kann eine neue Herausnahme erstellt oder eine bestehende bearbeitet werden, solange ein Vorhaben im Status „In Bearbeitung“ und noch nicht in einem Zahlungsantrag wirksam geworden ist. Nach Klicken der entsprechenden Buttons in der Übersicht gelangt man in den Dialog zur Erfassung bzw. Bearbeitung einer Herausnahme. Die hierin erfassten Daten dienen auch zur Befüllung einer speziellen Auswertung, nämlich des sog.  Debitorenbuchs und zur Berichterstattung / den Jahresabschlüssen gegenüber der EU-KOM.

Abbildung: Erfassen einer Herausnahme

Erläuterung einiger relevanter Datenfelder und Buttons:

Bereich „(A) Grunddaten“ [NEU] : hierin werden alle Grunddaten erfasst, die eine konkrete Herausnahme betreffen.

• Betrifft meldepflichtige Unregelmäßigkeit (D149): Eindeutige Herausnahme-ID bei einer Herausnahme. Bei manueller Anlage einer Herausnahme wird diese (Debitorenbuch) ID als GUID erzeugt. Beim Vorhabenimport muss eine GUID vom Vorsystem mitübergeben werden. Bei diesem Datenfeld handelt es sich um ein Pflichtfeld.
• OLAF-Nr. (D150): Referenznummer des Europäischen Amts für Betrugsbekämpfung (falls vorhanden)
• Höhe Prüffeststellung Gesamtkosten (D151)
• davon öffentliche Mittel (D152)
• Felder zur Befüllung der 142-Datenfelder sowie des  Debitorenbuches  für die Spalten G (Fehler festgestellt durch), G2 (Aktenzeichen Prüffeststellung), H (OLAF-Nr.), I (Typ: Herausnahme), J (beanstandeter Gesamtbetrag), K (beanstandeter öffentlicher Betrag).

Bereich „(B) Weitere Daten zur Herausnahme“ [NEU] : Hierin werden die relevanten Herausnahmen für einen konkreten Zahlungsantrag erfasst, die für die Befüllung der entsprechenden Spalten im  Debitorenbuch erforderlich sind:

• L (Herausnahme – Gesamtmittel),
• M (Herausnahme – öffentliche Mittel),
• X (Datum (Stichtag des jeweiligen abgeschlossenen ZA aus Dates III)).

Eine Zeile in diesem Bereich entspricht einer Herausnahme. Eine neue Herausnahme kann durch Klick auf den Button „Neuer Eintrag“ hinzugefügt werden. Über einen entsprechenden Mülleimer-Button, kann eine angelegte Herausnahme gelöscht werden.

Button „Speichern“: Durch Klick auf „Speichern“ wird die neue Herausnahme im System gespeichert und der Übersicht in Stammblatt Teil B hinzugefügt.

Erläuterung relevanter Datenfelder