Ist-Daten-Bearbeitung in einer finanziellen Controllingabfrage
Durch die Bearbeitung der finanziellen Ist-Daten für eine finanzielle Controllingabfrage können berechtigte Verwaltungsstellen-Nutzer (Ressort, Fachebene, PuS) gewünschte Änderungen an den Ausgaben, d.h. Mittelbindungen, von den Begünstigten beantragten Ausgaben, effektiv getätigten Ausgaben (aus ZA) und geplanten Ausgaben eines Programms vornehmen (Recht J.1.6).
Die finanziellen Ist-Daten eines Programms werden bei Anlage einer Controllingabfrage aus den vorhandenen Vorhabenstammblättern des jeweiligen Programms berechnet . Die Bearbeitung der finanziellen Ist-Daten im Finanzcontrolling hat aber keine Auswirkung auf die Finanzdaten in den Vorhabenstammblättern.
Benötigtes Recht zur Bearbeitung der finanziellen Ist-Daten einer Controllingabfrage
|
Rechtegruppe |
Recht |
|---|---|
|
RG 2.1.2 / 3.1.2 / 4.12 VS (Ressort, Fachebene, PuS) |
J.1.6 Finanzielle Ist-Daten bearbeiten (S-Recht) |
Alle Ist-Daten von Programmen einer finanziellen Controllingabfrage müssen über einen Freigabeprozess bestätigt werden.
Über entsprechende Jahresreiter können die Ist-Daten für jedes betreffende Haushaltsjahr geändert werden. Die Änderbarkeit der Ausgabenarten hängt dabei vom Stichtagsende der Controllingabfrage ab:
- Mittelbindungen können immer geändert werden (für die Haushaltsjahre 2021-2029).
- Von den Begünstigten beantragte Ausgaben können nur bis zum aktuellen Haushaltsjahr geändert werden (entfällt bei realen TH-Programmen).
- Effektiv getätigte Ausgaben (aus ZA) können nur bis zum aktuellen Haushaltsjahr geändert werden.
- Geplante Ausgaben können für das aktuelle Haushaltsjahr bis zum Jahr 2029 geändert werden.
Im Reiter „Gesamt“ werden die finanziellen Ist-Daten für das ausgewählte Programm über alle Haushaltsjahre automatisch berechnet.
|
Wichtiger Hinweis zur Bearbeitung von Ist-Daten einer Controllingabfrage:
Zu beachten ist, dass die Ist-Daten-Bearbeitung eines Programms nur möglich ist, solange für das Programm im Rahmen des Freigabeprozesses einer finanziellen Controllingabfrage noch keine Freigabe durch eine Verwaltungsebene erfolgt ist bzw. der Stichtag abgelaufen ist.
Die Zuständigkeit zur Bearbeitung von Ist-Daten ist abhängig von der Verantwortlichkeit für die finanziellen Ist-Daten. Abhängig vom konkreten Fall, können alle Verwaltungsstellen (Ressort, Fachebene, PuS) in den Freigabeprozess involviert werden. Es ist z.B. aber auch denkbar, dass nur das Ressort die Ist-Daten freigibt.
|
Vorbedingungen zum Bearbeiten der finanziellen Ist-Daten:
(1) Es gibt eine Controllingabfrage im Status „in Bearbeitung“.
(2) Das Stichtagsende der Abfrage liegt nicht in der Vergangenheit.
(3) Dem Nutzer ist das Programm zugeordnet. Hierbei kann es sich um Programme handeln, die sich auf der Verwaltungsebene des Nutzers befinden, sowie Programme, die sich auf einer der eigenen Verwaltungsebene untergeordneten Ebenen befinden.
(4) Das Programm wurde im Freigabeprozess der Controllingabfrage noch von keiner Verwaltungsebene freigegeben und hat somit den Status „initial“.
Pfad zur Bearbeitung der finanziellen Ist-Daten einer Controllingabfrage: Controlling/Monitoring > Übersicht Abfragen > [Controllingabfrage „in Bearbeitung“: Bearbeiten] > Programme
Schritte zum Bearbeiten der finanziellen Ist-Daten eines Programms
1. Programmauswahl: Auswahl des betreffenden Programms (aus Auswahlliste), für das Ist-Daten bearbeitet werden sollen und Klick auf „Laden“.
2. Datenbearbeitung: Dateneingabe in bearbeitbare Datenfelder für jedes Einzeljahr über entsprechende Jahresreiter. Über die Auswahlliste „Ausgaben“ kann die Ist-Daten-Tabelle auf eine bestimmte Ausgabenart gefiltert werden. Initial ist diese Auswahlliste nicht vorbelegt, so dass alle Ausgabenarten angezeigt werden.
Abbildung: Bearbeiten von finanziellen Ist-Daten eines Programms in einer Controllingabfrage