Freigabeprozess in einer materiellen Controllingabfrage [NEU] 

Analog zur finanziellen Controllingabfrage muss auch für eine materielle Controllingabfrage ein Freigabeprozess durchlaufen werden. Eine Freigabe der Daten der einzelnen Programme gegenüber der ESF-Verwaltungsbehörde (VB-Ebene) ist fachlich in jedem Fall und mindestens seitens der Ressort-Ebene erforderlich. D.h. ob in den Freigabeprozess weitere untergeordnete Ebenen (Fachebene, PuS) einbezogen werden, bleibt den verantwortlichen Ressorts selbst überlassen und ist entsprechend durch das verantwortliche Ressort an seine untergeordneten Verwaltungsebenen zu kommunizieren.

Im materiellen Controlling erfolgt die Befüllung der Ist-Daten automatisch aus den Vorhabenstammblättern Teil D und F. Zunächst dient die Freigabe dieser Daten für die Controlling-Abfrage lediglich der Information und Kenntnisnahme. Es können weiterhin materielle Daten durch die Vorhabenträger eingegeben werden. Sollten höhere Verwaltungsebenen mit den Ist-Daten nicht einverstanden sein, so ist durch das „Zurückweisen“ an die untergeordnete Ebene die Korrektur der Daten zu delegieren. Dazu kann es notwendig werden, die Vorhabenträger entsprechend zu informieren.

Mit Abschluss der Controllingabfrage werden diese Daten dann fixiert. Erfolgt bis zum Ablauf des Stichtags (= Stichtagsende der Controllingabfrage) keine Freigabe der Programme durch das zuständige Ressort, so kann eine Controllingabfrage seitens der VB nicht abgeschlossen werden, was gegenüber der Europäischen Kommission zu vertreten sein wird.

Der Freigabeprozess einer materiellen Controllingabfrage

Die Statusübergänge des Freigabeworkflows des materiellen Controllings werden in der folgenden Abbildung gezeigt.

Für den Workflow gilt:

• Eine Freigabe kann analog des Freigabeprozesses im finanziellen Controlling zurückgenommen werden bis die nächsthöhere Ebene diese Daten freigegeben hat.
• Die nächsthöhere Ebene kann erst freigeben, wenn die unterliegende Ebene – sofern eine solche besteht – die Daten freigegeben hat.

Im Freigabeworkflow der materiellen Controllingabfrage können für die Programme folgende Aktionen durchgeführt werden:

• Freigabe : Das Programm wird für die nächsthöhere Verwaltungsebene freigegeben.
• Rücknahme : Wurde ein Programm von der nächsthöheren Verwaltungsebene noch nicht freigegeben, dann kann die Entscheidung der eigenen Verwaltungsebene zurückgenommen werden.
• Zurückweisen : Durch Zurückweisen wird das Programm an die untergeordnete Ebene zurückgegeben.

 

Hinweis: Sie haben Zugriffsrechte auf Programme, die Ihnen über den Nutzerverwaltungsdialog zugeordnet wurden. Hierbei kann es sich um Programme handeln, die sich auf Ihrer Verwaltungsebene befinden, oder auch Programme, die sich auf einer untergeordneten Ebenen befinden.

 

Farblegende:

• VB: Grün
• Ressort: Rot
• Fachebene: Blau
• PuS: Lila

 

Pfad zum Freigeben, zur Rücknahme und zum Zurückweisen des Programms einer Controllingabfrage: Controlling/Monitoring > Übersicht Abfragen > [Controllingabfrage „in Bearbeitung“: Bearbeiten] > Programme

 

Freigabe der Indikatoren eines Programms

Durch die Freigabe der Indikatoren eines Programms für eine materielle Controllingabfrage kann ein berechtigter Verwaltungsstellen-Nutzer (PuS, Fachebene, Ressort) das Programm bzw. dessen materielle Indikatoren für die nächsthöhere Verwaltungsebene freigeben (Recht J.1.13).

        

Benötigtes Recht zur Freigabe der Indikatoren eines Programms

Rechtegruppe	Recht
RG 2.1.2 / 3.1.2 / 4.1.2 VS (Ressort, Fachebene, PuS)	J.1.13 Indikatoren für Abfrage freigeben, Rücknahme (S-Recht)

 

Vorbedingungen zum Freigeben der Indikatoren eines Programms:

(1) Es gibt eine Controllingabfrage im Status „in Bearbeitung“.

(2) Das Stichtagsende der Abfrage liegt nicht in der Vergangenheit.

(3) Dem Nutzer ist das Programm zugeordnet.

(4) Das Programm hat einen der folgenden Freigabestatus:

• Status „Initial“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 4.1.2 VS(PuS) gehört.
• Status „Freigabe PuS“, falls Nutzer nicht zur Rechtegruppe RG 3.1.2 VS(Fachebene) gehört.
• Status „Freigabe Fachebene“, falls der Nutzer nicht zur Rechtegruppe RG 2.1.2 VS(Ressort) gehört.

 

Schritte zum Freigeben der Indikatoren eines Programms

1. Programmauswahl: Auswahl des betreffenden Programms, das freigegeben werden soll (aus einer Auswahlliste) und Klick auf „Laden“.

2. Freigeben: Durch Klick auf „Freigeben“ und der Beantwortung einer Sicherheitsabfrage erfolgt die Freigabe des ausgewählten Programms (für die nächsthöhere Verwaltungsebene).

Eine erfolgte Freigabe wird unmittelbar in dem Bereich dargestellt, in dem die Informationen zum geladenen Programm angezeigt werden. Je nachdem welche Verwaltungsebene die Freigabe des Programms durchgeführt hat, wird eine entsprechende Checkbox (Freig. PuS/Fachebene/Ressort) markiert. Hieraus lässt sich ableiten, ob und welche Freigaben noch ausstehen. Zusätzlich werden für jede erfolgte Freigabe einer Verwaltungsebene das Datum und die Uhrzeit der Freigabe sowie der Nutzername des freigebenden Nutzers angezeigt. Erfolgte Freigaben von Programmen werden zudem in der Programmliste des Bereichs „ Übersicht “ der Detailansicht einer Controllingabfrage angezeigt.

Erfolgte bereits eine Freigabe auf einer höheren Verwaltungsebene, kann das Programm nicht mehr durch die untergeordnete Verwaltungsebene freigegeben werden.

 

Im Freigabeprozess ändert sich der Status eines Programms wie folgt:

• in „Freigabe PuS“, falls er zuvor „Initial“ war,
• in „Freigabe Fachebene“, falls er zuvor „Freigabe PuS“ war,
• in „Freigabe Ressort“, falls er zuvor „Freigabe Fachebene“ war.

 

 

Abbildung: Freigabe eines Programms in einer Controllingabfrage

 

Rücknahme der Indikatoren eines Programms

 

Durch die Rücknahme der Freigabe kann eine berechtigte Verwaltungsstelle (PuS, Fachebene, Ressort) die Freigabe seiner Verwaltungsebene zurücknehmen (Recht J.1.13). Dies ist allerdings nur möglich, solange die nächsthöhere Verwaltungsebene noch nicht freigegeben hat.

 

Benötigtes Recht zur Rücknahme der Indikatoren

Rechtegruppe	Recht
RG 2.1.2 / 3.1.2 / 4.12 VS (Ressort, Fachebene, PuS)	J.1.13 Indikatoren für Abfrage freigeben, Rücknahme (S-Recht)

 

Vorbedingungen zur Rücknahme:

(1) Es gibt eine Controllingabfrage im Status „in Bearbeitung“.

(2) Das Stichtagsende der Abfrage liegt nicht in der Vergangenheit.

(3) Dem Nutzer ist das Programm zugeordnet.

(4) Das Programm hat einen der folgenden Freigabestatus:

• Status „Freigabe PuS“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 4.1.2 VS(PuS) gehört.
• Status „Freigabe Fachebene“, falls Nutzer nicht zur Rechtegruppe RG 3.1.2 VS(FE) gehört.
• Status „Freigabe Ressort“, falls Nutzer nicht zur Rechtegruppe RG 2.1.2 VS(Ressort) gehört.

Schritte zur Rücknahme

1. Programmauswahl: Auswahl des betreffenden Programms (aus Auswahlliste), das freigegeben werden soll und Klick auf „Laden“.

2. Rücknahme: Durch Klick auf „Rücknahme“ und der Beantwortung einer Sicherheitsabfrage erfolgt die Rücknahme des ausgewählten Programms.

Durch die Aktion wird die Freigabe einer Verwaltungsebene zu einem Programm zurückgenommen. Eine erfolgte Rücknahme wird unmittelbar in dem Bereich dargestellt, in dem die Informationen zum geladenen Programm angezeigt werden. Je nachdem welche Verwaltungsebene die Freigabe des Programms durchgeführt hat, ist die entsprechende Freigabe-Checkbox der betreffenden Verwaltungsebene nicht mehr markiert.

 

Der Freigabestatus eines Programms ändert sich nach einer Rücknahme wie folgt:

• In „Initial“, falls der durchführende Nutzer ein VS-Nutzer einer PuS (RG 4.1.2) ist.
• In „Freigabe PuS“, falls der durchführende Nutzer ein VS-Nutzer einer Fachebene (RG 3.1.2) ist.
• In „Freigabe Fachebene“, falls der durchführende Nutzer ein VS-Nutzer eines Ressorts (RG 2.1.2) ist.          

 

Abbildung: Rücknahme eines Programms in einer Controllingabfrage 

 

Zurückweisen von Indikatoren eines Programms 

 

Durch Zurückweisen eines Programms kann  die Verwahtlungsbehörde oder die Verwaltungsstelle (Fachebene, Ressort) die erfolgten Freigaben einer Controllingabfrage aufheben (Recht J.1.14).

 

Benötigtes Recht zum Zurückweisen eines Programms einer Controllingabfrage

Rechtegruppe	Recht
RG 1.1.2 Verwaltungsbehörde RG 2.1.2 / 3.1.2 VS (Ressort, Fachebene)	J.1.14 Indikatoren für Abfrage zurückweisen (S-Recht)

 

Vorbedingungen für das Zurückweisen:

(1) Es gibt eine Controllingabfrage im Status „in Bearbeitung“.

(2) Das Stichtagsende der Abfrage liegt nicht in der Vergangenheit.

(3) Dem Nutzer ist das Programm zugeordnet.

(4) Das Programm hat einen der folgenden  Freigabestatus :

• Status „Freigabe PuS“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 3.1.2 VS(Fachebene) gehört.
• Status „Freigabe Fachebene“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 2.1.2 VS(Ressort) gehört.
• Status „Freigabe Ressort“, falls der Nutzer zur Rechtegruppe RG 1.1.2 VB gehört.

 

Schritte zur Zurückweisung

1. Programmauswahl: Auswahl des betreffenden Programms (aus Auswahlliste), das freigegeben werden soll und Klick auf „Laden“.

2. Zurückweisung: Durch Klick auf „Zurückweisen“ und der Beantwortung einer Sicherheitsabfrage erfolgt die Zurückweisung des ausgewählten Programms.

Durch die Aktion wird das Programm an die untergeordnete Verwaltungsebene zurückgegeben.