Übersicht Controllingabfragen

 

In der Controllingabfragen-Übersicht werden alle Abfragen im Status „In Bearbeitung“ und „Abgeschlossen“ aufgelistet.

 

Im oberen Bereich des Dialogs werden die Basisinformationen der aktuell in Bearbeitung befindlichen Controllingabfrage gezeigt.

Im Bereich „Abgeschlossene Controllingabfragen“ sind alle abgeschlossenen Controllingabfragen in einer Tabelle aufgeführt, die nach Abfragenr., Abfrage-Typ (materiell/finanziell), Jahr, Stichtagsende (der Abfrage/gem. Art. 37 Abs. 1) und Prozesszeitraum (Prozessstart/-ende = Datum der Erstellung/des Abschlusses der Controllingabfrage durch die Verwaltungsbehörde) der Abfrage gefiltert werden kann. Die Administratoren und Nutzer aller Verwaltungsebenen haben das automatische Recht, eine aktuelle (in Bearbeitung befindliche) Abfrage und abgeschlossene Abfragen einzusehen.

 

Benötigtes Recht zum Lesen, Abschließen, Löschen und zur Stichtagsänderung von Abfragen in der Übersicht Controllingabfragen

Rechtegruppe	Recht
RG 1.1.1 / 1.1.2 / 1.2.1 / 1.2.2 / 1.3.1 / 1.3.2: VB / BB / PB RG 2.1.1 / 2.1.2 / 2.2.1 / 2.2.2 / 2.3.1 / 2.3.2: VS / BS / PS (Ressort) RG 3.1.1 / 3.1.2 / 3.3.1 / 3.3.2: VS / PS (Fachebene) RG 4.1.1 / 4.1.2 / 4.2.1 / 4.2.2 / 4.3.1 / 4.3.2: VS / BS / PS (PuS)	J.1.1 Abfragen lesen (A-Recht)
RG 1.1.2: Verwaltungsbehörde	J.1.2 Abfrage anlegen, ändern, löschen, abschließen (S-Recht)

 

 

Für eine laufende Abfrage (im Status „In Bearbeitung“) stehen die Funktionen „Bearbeiten“, „Abschließen“, „Löschen“ und „Stichtag bearbeiten“ zur Verfügung, die über entsprechenden Buttons bei den Einträgen in der Status-Leiste aktiviert werden können. Das Abschließen (hierbei darf das Stichtagsende der aktuellen Abfrage nicht in der Zukunft liegen), Löschen und die Bearbeitung der beiden Stichtage (die zeitpunktunabhängig verändert werden können) ist nur für berechtigte Verwaltungsbehörden-Nutzer möglich.

 

Durch Klick auf „Bearbeiten“ öffnet sich die aktuelle Controllingabfrage in der  Detailansicht  zur weiteren Bearbeitung. Je nach Berechtigung kann dort die Abfrage im Nur-Lesemodus eingesehen oder bearbeitet werden.

 

Durch Klick auf „Abschließen“ und Bestätigung einer Sicherheitsfrage hat die aktuelle Controllingabfrage den Status „abgeschlossen“. Eine abgeschlossene Controllingabfrage kann weder gelöscht noch geändert werden. Alle Ist-Daten und  Freigabestatus  der relevanten Programme werden unabhängig vom Freigabestatus fixiert. 

 

Im Bereich des finanziellen und materiellen Controllings können von berechtigten Verwaltungsbehörden-Nutzern  Benachrichtigungsgruppen  angelegt werden.

Wurde eine Benachrichtigungsgruppe im Bereich des  finanziellen Controllings  und  materiellen Controllings  angelegt, öffnet sich im Dialog Übersicht Abfragen“ beim Aktivieren der Funktion „Abschließen“ oder „Stichtag bearbeiten“ einer in Bearbeitung befindlichen finanziellen und/oder materiellen Controllingabfrage automatisch der Popup-Dialog „Nachricht versenden“. Hierüber kann ausgewählt werden, ob eine Nachricht an die Empfänger der Benachrichtigungsgruppe versendet werden soll. Über diesen Popup-Dialog kann bei Bedarf der Nachrichtentext der Benachrichtigungsgruppe verändert werden. Auch kann hierüber angegeben werden, ob der Nachrichtenversand intern und/oder per E-Mail erfolgen soll (mind. eine Versandart ist anzugeben). Optional kann der Nachrichtenversand auch komplett unterdrückt werden. Soll bspw. der Stichtag einer finanziellen Controllingabfrage bearbeitet werden (durch Klick auf den entsprechenden Button), so öffnet sich der Popup-Dialog. Soll zur Stichtagsänderung eine Nachricht an die Empfänger der Benachrichtigungsgruppe versendet werden, nimmt man alle notwendigen Versandeinstellungen hierüber vor und klickt auf den Button „Stichtag bearbeiten“. Hierdurch erfolgt die Änderung des Stichtags und eine entsprechende Nachricht wird an die Empfänger der Benachrichtigungsgruppe versendet.

 

Durch Klick auf „Löschen“ und Bestätigung einer Sicherheitsfrage wird die aktuelle Controllingabfrage im System gelöscht.

Durch Klick auf die Abfragenummer einer abgeschlossenen Controllingabfrage wird diese in der  Detailansicht  grundsätzlich im Nur-Lesemodus geöffnet.

 

Vorbedingungen:

(1) Abfrage löschen/Stichtag ändern: Es existiert eine Abfrage im Status „in Bearbeitung“

(2) Abfrage löschen/Stichtag ändern/Abfrage abschließen: Der Benutzer hat das Recht J.1.2.

(3) Abfrage abschließen: Es existiert eine Abfrage im Status „in Bearbeitung“, deren Stichtagsende nicht in der Zukunft liegt.

 

Pfad zur Controllingabfragen Übersicht: Controlling/Monitoring > Übersicht Abfragen

 

Abbildung: Controllingabfragen Übersicht - Bearbeiten einer Abfrage

 

Abbildung: Controllingabfragen - Bearbeitungsmöglichkeiten bei laufenden Abfragen