Der Zahlungsantragsprozess

Die folgende Abbildung zeigt ein Aktivitätendiagramm, das den Zahlungsantragsprozess in DATES III wiedergibt.

 

Abbildung: Aktivitätendiagramm - Zahlungsantrag bearbeiten

 

Die genaue Ausgestaltung des Zahlungsantragsprozesses (ZA-Prozess) ist abhängig von der Zuweisung der Programme zu den Verwaltungsebenen. Nur wenn die Verwaltungsebene (VE) vorhanden und ihr ein Programm zugewiesen ist, kann / muss diese VE Aktionen im ZA-Prozess vornehmen. Die Freigabestufe der Bescheinigungsstelle PuS kann unter folgenden Bedingungen entfallen:

• Bei Programmen, die einem Ressort und nicht einer PuS zugewiesen sind, entfällt der Freigabe­schritt durch die Rechtegruppe Bescheinigungsstelle PuS sowohl für das Programm als auch für die Vorhaben des Programms.
• Bei Programmen, die einer Fachebene zugewiesen sind und keine Bescheinigungsstelle PuS angelegt wurde, entfällt der Freigabeschritt durch die Rechtegruppe Bescheinigungsstelle PuS sowohl für das Programm als auch für die Vorhaben des Programms. Das Vorhaben bzw. Programm steigt nach Freigabe für den ZA durch die Verwaltungsstelle der Fachebene in den Freigabeschritt der Bescheinigungsstelle Ressort ein.
• Ist ein Programm oder Vorhaben einer Verwaltungsstelle PuS zugewiesen bzw. durch diese für den ZA-Prozess freigegeben, es jedoch keinen Nutzer mit Rolle Bescheinigungsstelle PuS auf der entsprechenden Verwaltungsebene gibt, so wird die Freigabestufe der Bescheinigungsstelle PuS ebenfalls übersprungen.

 

Im Folgenden wird ein idealtypischer Zahlungsantragsprozess mit der jeweils beteiligten Behörde bzw. Stelle in chronologischer Reihenfolge aufgelistet. Dabei wird insbesondere auf die nötigen Rechte und die Statuswechsel nach den jeweils möglichen Aktionen eingegangen:

Schritt 1: Zahlungsantrag (ZA) anlegen

Bescheinigungsbehörde Spezifisches Recht B.1.2             EU-ZA anlegen, ändern, löschen, abschließen, Programme zuordnen

Anlegen eines ZA mit Festlegen des Stichtags und der Auswahl aus "Antrag auf Zwischenzahlung" oder "Letzter Zahlungsantrag des Geschäftsjahres". Damit wird ein neuer ZA-Freigabeprozess eingeleitet.

 

Schritt 2: Programme zuordnen

Bescheinigungsbehörde Spezifisches Recht: B.1.2             EU-ZA anlegen, ändern, löschen, abschließen, Programme zuordnen

Initiale Zuordnung eines Programms zum ZA.

 

Schritt 3: Vorhaben bestätigen

Verwaltungsstelle (PuS/Fachebene/Ressort) Spezifische(s) Recht(e): mindestens eines der Rechte C.2.4-C2-11 Stammblatt Teil A-H ändern

Nach Anlage eines Vorhabens und Erreichen des grünen Ampelstatus muss das Vorhaben bestätigt werden (nur der Ersteller der Bearbeitungsversion kann das Vorhaben auch bestätigen, i. d. R. auf PuS-Ebene).

 

Schritt 4: Vorhaben initial für ZA freigeben

Verwaltungsstelle (PuS/Fachebene/Ressort) Spezifisches Recht B.1.6             Vorhaben initial für ZA-Prozess freigeben

Der Benutzer, dem das Vorhaben zugeordnet ist (i. d. R. PuS-Ebene), gibt das Vorhaben initial für den ZA frei.

 

Schritt 5: Aktionen mit Vorhaben und Programmen auf den verschiedenen Verwaltungsebenen

1. Bescheinigungsstelle (PuS):

Spezifische Rechte: B.1.7              Vorhaben für EU-Zahlungsanträge freigeben, zurückweisen, herausnehmen, herausgenommene Vorhaben wieder hereinnehmen B.1.3              Programme für EU-Zahlungsanträge freigeben, herausnehmen, herausgenommene Programme wieder hereinnehmen

• Freigeben: Das Vorhaben/Programm erhält den Status „Freigabe PuS“ und kann von der PuS nicht mehr bearbeitet werden.
• Zurückweisen: Durch Zurückweisen des Vorhabens durch die PuS erhält das Vorhaben wieder den Status „Bestätigt“ und kann wieder von der VS bearbeitet werden. Ein Programm kann auf dieser Verwaltungsebene (VE) nicht zurückgewiesen werden.
• Herausnahme: Das Vorhaben/Programm wird von der PuS aus dem ZA-Freigabeprozess herausgenommen, erhält den Status „Gesperrt_PuS“ und nimmt mit diesem Status nicht am ZA teil.
• Hereinnahme: Das zuvor herausgenommene Vorhaben wird wieder in den ZA-Freigabeprozess hereingenommen und erhält den Status „Freigabe VS“. Das zuvor herausgenommene Programm erhält wieder den Status „ZA zugeordnet“ und nimmt am ZA teil.

 

2. Bescheinigungsstelle (Ressort):

Spezifische Rechte: B.1.7             Vorhaben für EU-Zahlungsanträge freigeben, zurückweisen, herausnehmen, herausgenommene Vorhaben wieder hereinnehmen B.1.3             Programme für EU-Zahlungsanträge freigeben, herausnehmen, herausgenommene Programme wieder hereinnehmen B.1.5             Programme für EU-Zahlungsanträge zurückweisen

• Freigeben: Das Vorhaben/Programm erhält den Status „Freigabe Ressort“ und kann vom Ressort nicht mehr bearbeitet werden.
• Zurückweisen: Durch Zurückweisen des Vorhabens/Programms erhält das Vorhaben wieder den Status „Freigabe VS“ bzw. „Bestätigt“ und kann wieder von der BS(PuS) bzw. VS bearbeitet werden. Durch Zurückweisen des Programms erhält das Programm wieder den Status „ZA zugeordnet“ und kann erneut von der PuS bearbeitet werden.
• Herausnahme: Ein Vorhaben/Programm wird aus dem ZA-Freigabeprozess herausgenommen, erhält den Status „Gesperrt_Ressort“ und nimmt mit diesem Status nicht am ZA teil.
• Hereinnahme: Das zuvor herausgenommene Vorhaben/Programm wird wieder in den ZA-Freigabeprozess hereingenommen. Das Vorhaben erhält den Status „Freigabe PuS“ bzw. „Freigabe VS“. Das Programm erhält wieder den Status „Freigabe PuS“ bzw. „ZA zugeordnet“.

 

3. Bescheinigungsbehörde:

Spezifische Rechte: B.1.7            Vorhaben für EU-Zahlungsanträge freigeben, zurückweisen, herausnehmen, herausgenommene Vorhaben wieder hereinnehmen B.1.8            Freigabe von Vorhaben zurücknehmen B.1.3            Programme für EU-Zahlungsanträge freigeben, herausnehmen, herausgenommene Programme wieder hereinnehmen B.1.4            Freigabe von Programmen zurücknehmen B.1.5            Programme für EU-Zahlungsanträge zurückweisen

• Freigeben: Das Vorhaben/Programm erhält den Status „Freigabe BB“. Das Vorhaben/Programm nimmt am ZA teil, wobei das Vorhaben nur teilnimmt, wenn auch das zugehörige Programm ebenfalls den Status „Freigabe BB“ erhalten hat.
• Zurückweisen: Durch Zurückweisen des Vorhabens durch die BB erhält das Vorhaben wieder den Status „Freigabe PuS“ bzw. „Freigabe VS“. Durch Zurückweisen des Programms erhält das Programm wieder den Status „Freigabe PuS“ bzw. „ZA zugeordnet“.
• Herausnahme: Ein Vorhaben/Programm wird von der BB aus dem ZA-Freigabeprozess herausgenommen und erhält den Status „Gesperrt_BB“. Das Vorhaben/Programm nimmt mit diesem Status nicht am ZA teil.
• Hereinnahme: Das zuvor herausgenommene Vorhaben/Programm kann wieder in den Zahlungsantrag-Freigabeprozess hereingenommen werden. Das Vorhaben/Programm erhält wieder den Status „Freigabe Ressort“.
• Rücknahme: Mit der Aktion Rücknahme kann die BB einem Vorhaben/Programm mit Status „Freigabe BB“ wieder den Status „Freigabe Ressort“ zuweisen. Die BB nimmt damit ihre zuvor getroffene Entscheidung zurück.

 

Schritt 6: Zahlungsantrag abschließen oder löschen

Bescheinigungsbehörde Spezifisches Recht: B.1.2              EU-ZA anlegen, ändern, löschen, abschließen, Programme zuordnen

• ZA abschließen: Der aktuelle Zahlungsantrag hat den Status „Abgeschlossen“. Er kann nicht mehr gelöscht oder geändert werden. Der Zahlungsantrag sowie alle Vorhaben und Programme im Status „Freigabe BB“ werden historisiert.
• ZA löschen: Der Zahlungsantrag wird physikalisch gelöscht, d. h., alle Programme und Vorhaben, die am Freigabeprozess teilgenommen haben, verlieren den Zahlungsantragsstatus und bleiben im Status „Bestätigt“.

 

Schritt 7: Auswertung erstellen

Alle Rechtegruppen außer RG 5.1.1 (Projekte/Vorhaben) Spezifisches Recht: F.1.1              Auswertungsgruppe Zahlungsantrag/JRL

Die Bescheinigungsbehörde wird auch in der Förderperiode 2021 bis 2027 ein Berichtssystem aufsetzen, welches von DATES III maßgeblich unterstützt wird. Jede Bescheinigungsstelle muss nach Abschluss aller Aktionen mit Bezug zum aktuellen Zahlungsantrag Auswertungen erzeugen und unterschrieben an die Bescheinigungsbehörde weiterleiten.