Dates III Online-Hilfe

Benachrichtigungsgruppe Dokumente

Der Dialog „Benachrichtigungsgruppen“ dient der Auswahl einer Dokumentkategorie zu der eine entsprechende Benachrichtigungsgruppe von VB-Administratoren und berechtigten Verwaltungsbehörden-Nutzern angelegt werden kann. Bedingung hierfür ist, dass über die Systemverwaltung entsprechende Dokumentenkategorien durch einen berechtigten Verwaltungsbehörden-Nutzer angelegt wurden. Durch die Anlage von Benachrichtigungsgruppen können Empfängergruppen zu bestimmten Aktionen im Bereich „Dokumente“, d.h. zum erstmaligen Hochladen bzw. Aktualisieren eines Dokuments benachrichtigt werden. Diese Nachrichten werden beim Auslösen einer Aktion (z. B. neues Dokument hochladen) interaktiv vom auslösenden Nutzer versendet und können von ihm über einen speziellen Popup-Dialog verändert oder unterdrückt werden. Wurde noch keine Benachrichtigungsgruppe zu einer Dokumentenkategorie angelegt, werden für diese keine Nachrichten versendet.

Benötigtes Recht zum Verwalten der Benachrichtigungsgruppe

Rechtegruppe

Recht

RG 1.1.2 Verwaltungsbehörde

N.2.1 Dokument aktualisieren (S-Recht)

 

Durch Klick auf den Link der Dokumentenkategorie gelangt man zum Detaildialog für die entsprechende Benachrichtigungsgruppe.

Abbildung: Dialog „Benachrichtigungsgruppen“ im Menü „Dokumente“

Besitzt ein Nutzer alle nötigen Rechte und wurde zu einer ausgewählten Dokumentenkategorie noch keine Benachrichtigungsgruppe bearbeitet, sind alle Datenfelder unbefüllt. Die Liste verfügbarer Nutzer im Bereich „Personenauswahl“ wird erst bei Auswahl einer Rechtegruppe geladen. Wurden ein oder mehrere verfügbare Nutzer einer Rechtegruppe markiert, erfolgt die Zuweisung dieser Nutzer zur Benachrichtigungsgruppe durch Klick des Buttons   . Durch Klick des Buttons  wird die gesamte Liste der verfügbaren Nutzer der Benachrichtigungsgruppe zugewiesen. Eine Markierung der Nutzer ist in diesem Fall nicht nötig. Eine Aufhebung einzelner oder aller ausgewählten Nutzer erfolgt entsprechend über die entgegengesetzten Pfeil-Buttons. Sukzessiv kann die Liste ausgewählter Nutzer durch Auswahl verschiedener Rechtegruppen und entsprechender Nutzer erweitert werden.

Deaktivierte Nutzer werden ausgegraut, verbleiben jedoch in der Liste und werden mit einem (*) versehen. Ebenfalls bekommen diese Nutzer auch keine Benachrichtigungen mehr.

Folgende Funktionen sind aktivierbar:

  • Speichern: Durch Klick auf „Speichern“ werden die Eingaben gespeichert, inkl. der automatischen Angabe durch wen (Nutzer-ID) und wann (Datum- und Zeitangabe) die Eingaben erfolgten. Es erfolgt eine Hinweismeldung über die erfolgreiche Speicherung auf dem Dialog.
  • Nachricht senden: Hierüber kann die in diesem Dialog erfasste Nachricht direkt an die ausgewählten Nutzer der Benachrichtigungsgruppe versendet werden. Durch Klick auf „Nachricht senden“ öffnet sich der Popup-Dialog „Nachricht versenden“. Es muss mindestens eine Versandart („E-Mail“ und/oder „intern“, vorausgewählt ist „intern“) ausgewählt werden. Durch Klick auf „Senden“ wird die Nachrichten-Überschrift und die eigentliche Nachricht auf den ausgewählten Kanälen an alle Nutzer der Benachrichtigungsgruppe gesendet. Durch das Ausführen des Buttons „Abbrechen“ werden gemachte Eingaben verworfen, die Nachricht nicht versendet und das Popup geschlossen.
  • Abbrechen: Durch Klick auf „Abbrechen“ werden alle gemachten neuen Eingaben nach Bestätigung einer Sicherheitsabfrage verworfen. Der Dialog wird geschlossen und zur Übersicht „Benachrichtigungsgruppen“ navigiert.

Abbildung: Benachrichtigungsgruppe bearbeiten

Abbildung: Benachrichtigungsgruppe zu benachrichtigende Personen zuweisen